Коротко

  • Путь заказа: «Заказан» → «Закупается» → «Готов к выдаче» → «Выдан».
  • Весь товар со всеми заказами переводится в следующий статус одной кнопкой.
  • Правка количества или цены сразу уведомляет покупателя.
  • Покупатель может отменить заказ только до закрытия сбора.
  • Добавить товар в чужой заказ нельзя: заказ оформляет только покупатель.

Какие статусы проходит заказ?

Статус Что происходит Кто переводит
«Заказан» Сбор идёт, покупатель может отменить Покупатель оформляет
«Закупается» Сбор закрыт, товар заказан у поставщика Автоматически при закрытии сбора
«Готов к выдаче» Товар приехал, покупатель получает уведомление Организатор СП
«Выдан» Покупатель забрал заказ Организатор СП при выдаче
«Отменен» Покупатель отменил заказ сам Покупатель
«Отменен админом» Организатор СП отменил позицию Организатор СП

О переводе в «Закупается» и «Готов к выдаче» покупатель получает уведомление.

Как перевести весь товар в «Готов к выдаче» после приёмки?

  1. Откройте «Заказы» → «Отчёт» → «Закупается».
  2. Товары сгруппированы по подкатегориям. У каждого видно, сколько заказано («Заказ:»), размер коробки («Короб:») и сумма.
  3. Нажмите кнопку перевода в строке товара: все заказы этого товара, от всех покупателей, перейдут в следующий статус.
  4. Нажмите «Сохранить». Пока изменения не сохранены, их можно отменить.
Раздел «Заказы» → «Отчёт», вкладка «Закупается»: товары по подкатегориям с количеством заказа, размером короба и суммой
«Отчёт» → «Закупается»: товары по подкатегориям

Приём для больших сборов. Отметьте подкатегорию целиком — галочкой у её заголовка — и переведите все её заказы разом через «Перевести в статус». Так приезд целой поставки отмечается за одно действие.

Кому из покупателей пора забирать заказ?

Вкладка «Отчёт» → «По клиентам» показывает покупателей с готовыми заказами:

  • имя и телефон, по которому можно сразу позвонить;
  • сумму к выдаче;
  • дату готовности каждой позиции. Если заказ ждёт 48 часов и больше, дата подсвечена красным.

Позиции, которые покупатель уже оформил в доставку, отмечены отдельно. Тех, кто давно не забирает заказы, видно и в статистике.

Вкладка «По клиентам»: покупатели с готовыми заказами, телефон, сумма к выдаче и даты готовности позиций
«По клиентам»: кому пора забирать заказ

Как найти конкретный заказ?

Вкладка «Все» — полный список заказов:

  • «Заказан», «Закупается», «К выдаче» — сводка по товарам;
  • «Активные» и «Не активные» — каждый заказ отдельной строкой.

В построчном режиме есть поиск по имени, товару и артикулу и фильтр по каждой колонке. Фильтры можно сочетать. Набор и ширина колонок настраиваются в «Настройка колонок» и запоминаются.

Вкладка «Все»: построчный список заказов с открытым фильтром по колонке
«Все»: фильтр по колонке

Здесь же можно поменять статус отдельного заказа прямо в строке и отметить оплату: колонка «Оплата», «Оплачен» / «Не оплачен».

Поставщик привёз меньше или вес другой — как поправить заказ?

Нажмите на количество или цену в строке заказа. В окне видно, что было и что станет, — и количество, и итоговая сумма.

Окно «Количество / Цена единицы»: прежнее и новое количество и итоговая сумма заказа
Правка количества: что было и что станет

После сохранения покупатель получит уведомление об изменении количества или цены. Внизу появится, сколько покупателей уведомлено.

Если товар не приехал совсем, переведите позицию в «Отменен админом». Покупатель тоже получит уведомление.

Можно ли добавить товар в заказ покупателя?

Нет. Заказ оформляет только сам покупатель. Организатор СП может изменить количество или цену в существующем заказе, но не добавить новую позицию. Так у каждого заказа есть понятный автор, и покупатель видит в приложении ровно то, что заказывал.

Чем отмена организатором отличается от отмены покупателем?

  • Покупатель отменяет заказ сам, пока он в статусе «Заказан» и сбор открыт. После закрытия сбора отменить уже нельзя.
  • Организатор СП может отменить позицию на любом этапе. Такая отмена считается непоставкой: если товар продаётся с остатка, освободившееся количество не возвращается в продажу.

Что будет, если два администратора правят одно и то же?

Перед сохранением программа сверяет, какой статус видел администратор. Если заказ успели изменить в другом месте, появится окно «Статусы изменились параллельно» со списком расхождений. Можно перезаписать отмеченные заказы или оставить как есть.

Чего раздел «Заказы» не делает

  • Не отправляет заказ поставщику. Что заказывать, решает Организатор СП. Итоги сбора приходят администраторам при закрытии.
  • Не принимает оплату. Отметка «Оплачен» — это учёт, а не платёж.

Вопросы и ответы

Где посмотреть все заказы одного покупателя?

В «Участниках»: в карточке покупателя есть заказы по статусам.

Можно ли вернуть заказ из «Выдан»?

Да, поменять статус во «Все». Если товар продавался с остатка, списанное количество вернётся.

Кто ещё может работать с заказами?

Сотрудник с ролью «Продавец»: ему доступны «Заказы» и «Чат».

Читайте также